كيف تكتب طلب رسمي باللغة العربية

شهرين منذ

Kero Elbadry

يتساءل على العديد من الأفراد حول كيفية كتابة طلب رسمي باللغة العربية حيث يحتاج العديد من الموظفين في المؤسسات ذات القطاع العام أو القطاع الخاص بكتابة طلب رسمي لعدة أسباب، مثل طلب رسمي إجازة أو طلب رسمي لوظيفة، وسوف نتعرف من خلال موقع لحظات نيوز كيف تكتب طلب رسمي باللغة العربية.

كيفية كتابة طلب رسمي باللغة العربية

حتى يتم كتابة طلب رسمي يحتاج إلى القيام بالعديد من الخطوات التي سوف نتعرف عليها خلال النقاط التالية:

التحضير والتخطيط.
التحية والتعريف.
وصف الموضوع.
تقديم المعلومات والملاحظات.
اختتام الرسالة بشكل رسمي.
التأكد من الصياغة والإملاء.

أولًا: التحضير والتخطيط

من أهم الخطوات التي قد يغفلها البعض هي التحضير والتخطيط فيتم من خلالها معرفة ما سيتم كتابته في هذا الطلب، والتحضير لها قبلها حتى يتم كتابة طلب رسمي احترافي خالي من العيوب، فيجب التحضير كيفية كتابة الايميل باللغة العربية، والتأكد من الهدف الرئيسي من الرسالة، حيث قد يوجد العديد من الأهداف في الرسالة.

ومن أهم طرق التحضير هي معرفة من سيستلم الطلب، فضلًا عن معرفة الموضوع الذي سوف يتم التطرق إليه حتى لا يتم الخلط بين المواضيع، ويمكن من خلال التخطيط عمل تسلسل الأفكار حتى يتم توضيح المحتوى.

ثانيًا: ابدأ بالتحية والتعريف

بعد الانتهاء من التحضير والتخطيط، يتم بدء الطلب بتحية رسمية وتعريف عن النفس، ولكن مع مراعاة يجب أن يتم التحية والتعريف بشكل رسمي، مثلًا يمكن كتابة “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أنا (يتم وضع الاسم والمسمى الوظيفي واسم الشركة) وأرغب في الحديث معك (موضوع الرسالة)”.

ثالثا: وصف الموضوع

بعد البدء بالتحية والتعريف تأتي أهم خطوة وهي وصف الموضوع الرئيسي الذي سوف يتم التطرق إلى ذلك الموضوع في تلك الرسالة، على سبيل المثال “أرغب بالحديث معك حول (موضوع الطلب)” حيث يتم تحديد وصف الطلب بشكل واضح وصريح وموجز، لأن وصف موضوع الطلب سوف يعمل على مساعدة المستلم وذلك على فهم الطلب بشكل سريع ودقيق.

فيجب أن يكون الطلب المُراد كتابته في الطلب الرسمي، من اختصاصات المستلم، لذلك كما وضحنا من قبل يجب التحضير والتخطيط جيدًا قبل كتابة الطلب حتى لا يتم كتابة طلب رسمي غير مؤثر.

رابعًا: تقديم المعلومات والملاحظات

استكمالًا للخطوات السابقة وبعد الانتهاء من وصف موضوع الطلب، يتم تقديم المعلومات والملاحظات التي تخص موضوع الطلب، حيث يجب أن يتم الطلب بشكل موجز وواضح، هناك بعض الأمور التي غير ومناسبة ولكن يفعلها البعض عند كتابة الطلب هو عدم الاهتمام بتنسيق الفقرات واستخدام الجمل الطويلة.

من الأفضل أن يتم تنسيق الفقرات بشكل يتناسب مع موضوع الطلب فضلًا عن استخدام الجمل القصيرة، لذلك يُحافظ على الشكل الرسمي للطلب ويساعد المستلم في فهم الطلب بشكل أوضح ومناسب، ومن الأمور المهمة هو يجب البقاء في الموضوع، أي يجب أن يكون الطلب محددًا وعدم الخروج عن موضوع الطلب حتى لا يتسبب بتشتيت للمستلم.

خامسًا: اختتام الرسالة بشكل رسمي

بعد تقديم البيانات والمعلومات، من اللازم الحفاظ على الشكل الرسمي للطلب عند اختتام الرسالة، يُفضل استخدام عبارات رسمية مثلًا “شكرًا جزيلًا على الوقت الذي قضيته في قراءة هذا الطلب” “مع أطيب التحيات”

سادسًا: التأكد من الصياغة والإملاء

من أهم الخطوات في كتابة طلب الرسمي هو التأكد من أن صياغة الطلب صحيحة وخالية من الأخطاء الإملائية، حيث الطلب الرسمي لابد أن يخلوا من كافة الأخطاء الإملائية حتى يكون طلب احترافي، فيمكن التعرف على أدوات الإملاء وذلك من خلال الانترنت، أو يمكن الاستعانة بشخص يجيد اللغة العربية إجادة تامة.

كتابة طلب الرسمي من أهم الأمور التي قد يحتاجها الفرد في حياته اليومية لذلك يجب عند كتابة الطلب التأكد من استيفاء كافة الخطوات والتأكد من صياغة الطلب بعد كتابته حتى يكون رسمي واحترافي.