كيفية كتابة التقارير اليومية ما هى خطوات كتابة التقرير؟

أسبوع واحد منذ

كريم احمد الحسيني

كيفية كتابة التقارير اليومية ما هى خطوات كتابة التقرير

قد يُطلب من أحدهم في الجامعة أو الوظيفة أن تكتب تقريرًا ما وهو لا يعرف كيفية كتابة التقارير بشكل دقيق، مما قد يؤثر على موقعه الوظيفي أو مساره الأكاديمي بالسلب؛ لذلك، من خلال مقالنا على موقع لحظات نيوز سنتعرف على خطوات كتابة التقرير، إلى جانب أهميته وأنواعه.

أهمية كتابة التقرير

كيفية كتابة التقارير اليومية ما هى خطوات كتابة التقرير

من أجل معرفة كيفية كتابة التقارير، ينبغي أولًا أن نتناول مفهوم التقرير؛ حيث يعد بمثابة وثيقة تشمل دراسة لقضية أو مشكلة ما تتعلق ببعض المعلومات والبيانات، ويهدف التقرير إلى تقديم أفكار تخص هذه الدراسة.

تنبع فوائد التقرير من تأثيره على مسيرة الحياة العلمية والعملية، وتكمن أهميته بالتحديد في هذه الأسباب:

يعد التقرير من مصادر المعلومات المهمة.
يعد من أدوات تقييم الأعمال والنشاطات بالنسبة إلى الوظائف.
يكون بمثابة إعلان للشركة أو المؤسسة، وإثبات قانوني لها.
يساعد في إنجاز الأعمال بسرعة، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد.
يكون بمثابة نموذج مصغر للبحث العلمي بالنسبة إلى الدراسة الجامعية.

كيفية كتابة التقارير

من أجل كتابة تقريرك الخاص بشكل جيد، عليك اتباع خطوات كتابة التقرير التي نوضحها لك من خلال السطور التالية:

قم بتحديد هدفك من كتابة التقرير، والذي يهدف في الغالب إلى عرض بعض المعلومات والحقائق.
احرص على تحديد هدف القارئ، إذ لا بد من عرض المعلومات بطريقة تفيد القارئ وتهمه.
قم بتحديد مادة تقريرك من خلال جمع مختلف الأفكار والحقائق.
يتم تسجيل ما جمعته من حقائق وأفكار بعد تمحيصها بدقة في مسودة مبدئية.
قم بتحديد الأفكار الرئيسية للتقرير، منعًا للتشتت والتعثر في الكتابة.
يتم مراجعة المسودة من خلال تدقيق الأخطاء الإملائية والنحوية.

أنواع التقارير

تختلف أنواع التقارير حسب الغرض الأساسي من كتابتها، وفيما يلي نعرض لكم أهم أنواع التقارير، وأكثرها شيوعًا:

التقارير غير الرسمية: تتضمن ثلاث عناصر فقط، هي المقدمة، والمناقشة، والخاتمة.
التقارير الرسمية: تتسم بتعدد العناصر والدقة عند كتابتها، ومن أشهر الأمثلة عليها: الرسائل العلمية.
التقارير الدورية: تتعلق بإيصال المعلومات التي تخص قرارات وأهداف المؤسسة، وتتسم عادة بالشمول والإيجاز.
تقارير التفتيش: تهدف إلى الكشف على العقارات والمباني التجارية أو السكنية.

إطار كتابة التقارير

من خلال تناول خطوات كتابة التقرير وأنواعه فيما سبق، فإن أنواع التقارير قد تختلف في أسلوب كتابتها أحيانًا؛ إلا أن جميعها تشترك في إطار واحد يتضمن معظم هذه الأجزاء:

صفحة العنوان: والتي تشمل رقم التقرير وأسماء من قاموا بتقديمه، بالإضافة إلى تاريخه وعدد صفحاته؛ وقد تحتوي كذلك على بعض بيانات الاتصال.
الفهرس: يعد بمثابة جدول للمحتويات، والذي يضم أقسام التقرير وموضوعاته المختلفة، إلى جانب أماكن الرسوم البيانية الموجودة فيه.
المقدمة: هي التي تعطينا نبذة عن المؤسسة التي يعمل بها صاحب التقرير وإنجازاتها.
التقييم: يتم من خلاله مناقشة ما تم التوصل إليه من نتائج بشكل مفصل، سواء كان من خلال الأرقام والإحصاءات، أو بالتعبير الكتابي.
التوصيات: تشمل جميع توصيات التقرير ومقترحاته بشأن القضية التي يناقشها.
الملاحق: هي جميع المستندات المرفقة بالتقرير؛ والتي تشمل: الصور، والفيديوهات، والأخبار، وغيرها.

خصائص التقرير الجيد

يتميز التقرير الجيد عن سائر التقارير باحتوائه على الخصائص التالية:

يتضمن الهدف من كتابة التقرير بشكل واضح.
يتميز بالإيجاز والشمول، بحيث يوصل الرسالة بشكل أفضل وأكثر وضوحًا.
تكون لغة التقرير واضحة وسلسة، فلا تتسم بالتعقيد أو الغموض.
يتضمن العديد من الوثائق من مراجع وإحصاءات تدعم رسالته.
قد يتضمن بعض المرفقات من صور ورسوم بيانية من أجل زيادة التوضيح.
يهتم بالدقة اهتمامًا بالغًا، فلا يحتوي على أية معلومات تهدف إلى تضليل القارئ.
يركز على المعلومات القيمة ولا يطيل في الشرح بلا داعٍ.
يعتمد على خط متوسط في الكتابة، كما يتميز بأسلوب عرض مباشر.
يجب أن تتوفر فيه القدرة على الإقناع بشكل ودي وشيق للقارئ.
يتميز بالحيادية والموضوعية قدر الإمكان، حيث يتم اجتناب ذكر الرأي الشخصي فيه.

هنا نكون قد عرفنا كيفية كتابة التقارير بشكل جيد من خلال عرض خطوات كتابة التقرير بشكل واضح ومبسط، مع ذكر أنواع التقرير وإطار كتابته الشائع؛ هذا إلى جانب تناول خصائص التقرير الجيد، وأهمية كتابة التقارير بشكل عام.